Hoy voy a comenzar hablando de normas de
descripción archivistica.
Una de estas normas es ISAD(G), General
international standard archival description, que traducido al español es
"Norma Internacional General de Descripción Archivistica".
Es el estándar de descripción de archivo
desde 1999. Realiza una descripción multinivel,esta tecnica descriptiva debe
utilizar los siguientes elementos que se especifican abajo, los elementos
son: un código de referencia: "su objetivo es identificar de forma única
la unidad de descripción y establecer el vinculo con la descripción que la
representa"; un titulo:"su objetivo es denominar la unidad de
descripción"; una fecha:"su objetivo es identificar y con la(s)
fechas(s) de la unidad de descripción"; nivel de
descripción:"identificar el nivel de organización de la unidad de
descripción". Los distintos niveles son: "Fondo, Subfondo, Serie, Subserie,
Unidad documental compuesta/ expediente, Unidad documental simple/ documento"; y
un volumen y soporte de la unidad de descripción (calidad, tamaño o
dimensiones):"su objetivo es identificar y describir: la extensión físico
o lógica y el soporte de la unidad de descripción" Para ello se siguen
unas reglas:"consignar el volumen de la unidad de descripción
especificando el numero de las unidades físicas o lógicas en cifras árabes y la
unidad de medida. Especificar el soporte o soportes de la unidad de
descripción". (Ministerio de educción cultura y deporte,
2000, p19-25)
Otras normas: ISAAR (CPF) Norma
internacional sobre los registros de autoridad de archivos relativos a
instituciones personas y familias, EAD Descripción codificada de archivos: esta
es electrónica y permite así el intercambio de archivos; por ultimo XML que es
el lenguaje de marcado.
ISAAR (CPF): "La presente norma determina el tipo de información que puede
incluirse en un registro de autoridad de archivos y sirve de orientación sobre
la forma de integrar estos registros en un sistema descriptivo
controlado."(M. Elena Cortés
Ruiz y Blanca Desantes Fernández, 2004, p13)
Otros elementos para la ordenación del archivo
Cuadro de clasificación:
Cuadro de clasificación:
Es un instrumento de consulta de
resultados de la fase de identificación que refleja la organización de un fondo
documental o de la totalidad de los fondos de archivos.
El inventario:
Describe las series documentales de un
fondo, siguiendo su organización y que se encuentra además, fraccionada en unidades de
instalación. Este inventario debe recoger: introducción histórica explicativa de la evolución
del organismo productor de los documentos y cuadro de clasificación de fondo
descrito.
Y por último los asientos de inventario:
Que recogen la signatura de la unidad, el nombre de la serie y las fechas que comprenden. Debe completarse con los índices correspondientes.
Que recogen la signatura de la unidad, el nombre de la serie y las fechas que comprenden. Debe completarse con los índices correspondientes.
Referencias
Ministerio de Educación, Cultura y Deporte,2000. ISAD (G) Norma Internacional General de Descripción Archivistica.Madrid.
www.ica.org/download.php?id=1745
M. Elena Cortés Ruiz y Blanca Desantes Fernández, 2004. ISAAR (CPF) Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias, Madrid.
www.ica.org/download.php?id=1656
www.ica.org/download.php?id=1745
M. Elena Cortés Ruiz y Blanca Desantes Fernández, 2004. ISAAR (CPF) Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias, Madrid.
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